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1 Gestionnaire administratif de coordination (H/F) - Réf : AB-2022-017



Montpellier Méditerranée Métropole

31 communes – 481 276 habitants – 2 296 agents – 1 350 millions d’€ de budget

 

RECRUTE PAR VOIE STATUTAIRE

 

 

Direction de la Mission Med Vallée

1 Gestionnaire administratif de coordination (H/F) - Réf : AB-2022-017

Cadre d’emplois  des Adjoints Administratifs – Catégorie C

 

 

Le Gestionnaire admnistratif de coordination a pour mision d’assurer des fonctions d’appui à la coordination administrative et opérationnelle auprès de la Direction de la Mission Med Vallée.

 

ACTIVITES :

 

  • Organiser de manière opérationnelle les instances de gouvernance :  COPIL, Comité territorial, Comités techniques, Comité de suivi, réunions thématiques, etc. :

-        Formalisation et diffusion d’ordres de jour, supports de présentation, notes, compte-rendus.

-        Gestion des agendas

-        Suivi des décisions : alimentation du tableau de suivi, transmission des éléments de décision, rappel des échéances

  • Organiser les réunions de la Direction de la Mission Med Vallée avec les porteurs de projets et partenaires académiques et économiques, en lien avec les différents référents internes Med Vallée des différents pôles et missions concernés de la Ville et de la Métropole. 
  • Référencer les contacts et préparer les supports dédiés aux entrevues
  • Suivre la planification des étapes de la Stratégie Med Vallée (dont la FabriK Med Vallée)
  • Suivre les budgets mensuels en lien avec les gestionnaires administratifs et financiers des pôles partenaires de la Mission Med Vallée
  • Proposer des outils de suivi (tableaux de bord, indicateurs)       
  • Assurer une veille active et une revue de presse Med Vallée en coordination avec le Service marketing du Pôle ADEEI et la Direction de la Communication, de la Direction Presse.
  • Rechercher et analyser les documents sur les thèmes des filières économiques Med Vallée et concept de Santé globale –benchmark sur pôles économiques nationaux ou internationaux en coordination avec les référents internes Med vallée des différents pôles.   
  • Assurer la tenue des dossiers et le classement numérique des dossiers de projets,
  • Assurer la mise à jour de la base de données des partenaires et contacts en lien avec les référents internes des pôles.

 

Savoir:

  • Techniques de gestion administrative
  • Circuit de procédure administrative
  • Maîtrise de l’expression orale et écrite
  • Maîtrise des logiciels de bureautique et de gestion de base de données
  • Fonctionnement et rôle de la Métropole, des communes membres dont la Ville de Montpellier, de la Mission Med Vallée et de leurs partenaires
  • Connaissances en comptabilité et de suivi budgétaire
  • Applications informatiques de gestion financière (Sedit Finances)
  • Qualités d’analyse et de synthèse
  • Pratique de l’anglais (rédaction mail et courrier – prise de rdv à l’oral)


Savoir faire :

  • Prioriser ses activités et tenir compte des urgences
  • Aptitude rédactionnelle, maîtrise des techniques de synthèse
  • Organiser le suivi administratif des dossiers de projets
  • Rédaction de notes et courriers, préparation de supports de présentation,
  • Gérer et actualiser une base de données (excel ou applicatif métier)

 

Savoir être :

  • Rigueur et autonomie dans l’organisation générale des fonctions et dans la gestion administrative des dossiers
  • Sens pratique et capacité d’anticipation et d’initiative
  • Sens de l’accueil, capacité d’adaptation aux situations en fonction des interlocuteurs
  • Disponibilité, écoute, discrétion et capacité de travail en transversalité, aisance relationnelle

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