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Assistant de direction (H/F) - Réf : MC-2022-70



 Le Pôle Patrimoine Immobilier recrute

1 Assistant de direction du pôle (H/F)

Réf. : MC-2022-70

Cadres d’emplois Adjoint administratif– Catégorie C

L’assistant(e) de Direction collabore étroitement avec le Directeur du Pôle Patrimoine Immobilier, afin de faciliter la mise en œuvre des missions du Pôle, en terme de gestion, de communication, d’information, d’accueil, et de suivi des dossiers.

 

Activités principales :

En qualité d’assistant de direction du Pôle vos principales activités sont :

 

1)     L’assistance et secrétariat du Directeur :

-        Gérer l’agenda, rédiger des notes, courriers et comptes rendus

-        Organiser le classement des dossiers du Directeur et de la Direction

-        Organiser l’archivage des dossiers du Directeur

-        Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction

-        Traiter le courrier (enregistrement, tri, distribution)

-        Suivre les commandes de fournitures pour le Directeur et le Pôle

 

2)     Organisation et planification des réunions :

 Organiser et suivre les réunions du Directeur : informer, recueillir l’ordre du jour, réserver les salles, préparer des supports/documents, prendre des notes, diffuser les comptes rendus.

 

3)     Organisation et suivi de la commission ressources (via Air Delib) :

-        Planifier

-        Recueillir et centraliser les affaires à inscrire à l’ordre du jour pour transmission au service Assemblées et Vie des Institutions

-        Rédiger des projets de synthèses

-        Reprographier des dossiers pour la réunion de la commission

-        Transmettre les pièces annexes en Préfecture

-        Archiver les dossiers

 

4)     Recherche et diffusion d’informations :

-        Organiser la recherche de documents et d’informations

-        Organiser la diffusion de l’information

 

5)     Suivi des projets et des activités de la direction :

-        Intégrer les projets de la direction dans le calendrier

-        Coordonner, renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des activités du pôle en relation avec les services de celui-ci

-        Planifier et anticiper les manifestations événementielles

 

 

Activités occasionnelles

Remplacer ponctuellement d’autres assistantes de direction

Participer à l’organisation d’évènements de sensibilisation ou communication

 

 

Profil recherché :

Savoir : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet, Sedit RH ; connaissance de la collectivité et de son organisation, connaissance des statuts de la Fonction Publique ; Maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire ; procédures d’archivage et de classement ; Elaboration de tableaux de bord, indicateurs, statistiques.

Savoir-faire : Assurer la logistique liée aux réunions en respectant les délais ; accueil, information, orientation des différents publics ; savoir prioriser des activités et tenir compte des urgences ; rédiger des notes, comptes rendus, et actes administratifs ; traiter le courrier ; assurer l’accueil téléphonique, filtrer et orienter les appels ; techniques rédactionnelles ; saisir, enregistrer des données dans des tableaux de bord

Savoir être : Diplomatie, tact, écoute, patience ; discrétion et disponibilité ; réactivité ; vigilance, rigueur, gestion des priorités ; sens aigu de l’organisation

 

Poste à temps complet.

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

Vous bénéficierez de multiples avantages comme les prestations sociales et culturelles, participation aux frais de mutuelle et de transport (gratuité transports en commun à venir, prêt de vélo…), tickets restaurant…

 

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