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ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (H/F)



La loi de transformation de la fonction publique du 6 août 2019 a créé le contrat de projet, qui offre la possibilité, pour mener à bien un projet ou une opération identifiée, de recruter un agent par un contrat à durée déterminée dont l’échéance est la réalisation du projet ou de l’opération

APPEL A CANDIDATURE DANS LE CADRE D’UN CONTRAT DE PROJET D’UNE DUREE MINIMALE DE 3 ANS RENOUVELABLE DANS LA LIMITE DE 6 ANS

APPEL A CANDIDATURE

Pôle Biodiversité, Paysages, Agroécologie et Alimentation

 ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (H/F)

 Cadre d’emplois Adjoint administratif – Catégorie C - Réf DS-2022-03 2A

 

CONTEXTE :

La Métropole Montpellier Méditerranée met en œuvre depuis 2015 une Politique Agroécologique et Alimentaire (P2A). La P2A se donne pour objectif partagé de renforcer la résilience agricole et la souveraineté alimentaire du territoire, par la relocalisation d’une production agroécologique et de la transformation alimentaire, ainsi que le déploiement de réseaux de distribution permettant de nourrir sainement et durablement les habitants de la Métropole tout en atténuant les effets des crises (climatique, écologique, alimentaire...).

En 2021, Montpellier Méditerranée Métropole a obtenu pour la deuxième fois la reconnaissance ministérielle de PAT pour la P2A. En tant qu’animateur de PAT, elle a ainsi coordonné la préparation d’une candidature partenariale au Plan de Relance pour accélérer la mise en œuvre de la P2A sur le territoire.

Dans ce contexte, l’agent aura en charge la coordination administrative et financière de la mise en œuvre de plan d’action retenu et l’appui administratif de l’équipe P2A.

MISSION :

Assistante administrative au sein du pôle BP2A plus particulièrement en charge du suivi des conventions de subvention et de partenariat.

PRINCIPALES ACTIVITES :

         Coordination et suivi des conventions financières et de partenariat en particulier liées à la mise en œuvre du plan de relance en soutien au PAT:

  • Coordination et suivi de l’ensemble des conventions en lien avec les chargés de missions/chefs de services et les partenaires objet des conventions ;

  • Tenue à jour de tableaux de suivi ;

  • Répertorier les affaires qui doivent passer en Conseil et assurer le respect des échéances ;

  • S’assurer de la bonne transmission des dossiers complets de demande de subvention aux chargés de missions pour instruction de leur part, leur porter assistance si besoin et les aider à respecter les délais ;

  • Suivre les tableaux d’arbitrages /propositions ;

  • Préparer le vote des subventions en Conseil de Métropole : aider les chargés de missions dans la rédaction des délibérations et conventions, puis après le vote du Conseil, suivre l’exécution des délibérations ;

  • Gestion du circuit des conventions : envoi des conventions aux associations et partenaires, réception par courrier des conventions signées, transmission aux élus pour signature, envoi des exemplaires aux service administratif et financier, au service conseil et aux organismes partenaires… ;

  • Effectuer les demandes de mandatement au Service Administratif et Financier de la Direction (acomptes, soldes, suivi des paiements) sous couvert des chargés de mission référents ;

  • Aider les chargés de missions à suivre les échéances inscrites dans les conventions (bilans intermédiaires, finaux, etc) et assurer le lien avec les structures bénéficiaires des subventions (demande de documents, relances, informations) ;

  • Assurer le bon archivage (numérique et papier) des dossiers, conventions, rapports et bilans reçus ;

  • Saisir régulièrement des données qualitatives et chiffrées pour tenir à jour les différents tableaux de suivi des subventions ;

  • Organiser les différentes réunions nécessaires, les comité techniques et comités de pilotages afférents au plan de relance ;

  • Appui à la production du reporting ;


    Assistance administrative au service des chargé(e)s de mission et du chef de service :

  • Assurer l’accueil téléphonique ;

  • Gérer le courrier reçu et envoyé ;

  • Aider à rédiger, relire, mettre en forme les courriers et notes du service ;

  • Appui à l’organisation des rendez-vous, des déplacements et réunions ;

  • Participer aux réunions organisées par le service ; réaliser les compte-rendu de réunions ;

  • Suivre les congés et les ordres de missions du service ;

  • Aider le service au respect des échéances ;

  • Faire circuler l’information au sein du service ;

  • Tenir à jour le répertoire des associations et partenaires ;

  • Participer à l’amélioration des procédures (suivi subventions, circulation de l’information, traitement courriers, etc).


    COMPETENCES REQUISES

    SAVOIRS :

    Techniques de secrétariat ; Règles de l’expression orale et écrite de qualité ; Connaissance des activités et partenaires du service ; Connaissance des logiciels de bureautique (Excel, Word, PowerPoint) et de messageries électroniques ; Apprendre à utiliser (ou connaitre) des logiciels tels qu’Extrassos et AirDélib.

     SAVOIR-FAIRE :

    Respecter les procédures et les consignes ; Rappeler des informations importantes et transmettre les messages ; Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités ; Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ; Etre l’interface avec toute l’équipe du Service et de la Direction.

     SAVOIR-ETRE :

    Qualités relationnelles ; Esprit d’équipe ; Accueil et disponibilité ; Sens de la rigueur et de l’organisation ; Adaptabilité, polyvalence ; Respect des règles de confidentialité afférentes aux missions.

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